La Manivelle Lausanne a fait le choix d’intégrer une gouvernance horizontale dans sa gestion. Ainsi, chaque bénévole a le même poids décisionnel et peut s’engager comme iel le souhaite pour le fonctionnement interne de l’association. La structure interne est divisée en cinq pôles: partenariat, communication, coordination, finance et logistique. Chaque bénévole peut s’engager dans le.s pôle.s qu’iel souhaite. Pour chacun, une personne est désignée comme porte parole. Cette personne n’a pas plus de poids décisionnel que les autres bénévoles, mais représente les intérêts et les idées du pôle en question lors de la réunion du 2 de chaque mois, où les bénévoles se rejoignent pour parler des différentes envies et décisions de chaque groupe.
Le schéma suivant présente la forme de la structure interne:
Logistique
Missions
PERMANENCE
— Assurer le retrait, retour et mise en maintenance des objets
— Gestion des réservations
— Enregistrement des objets
— Appeler les personnes en retard
— Photo objets
— Réception des appels téléphoniques
— Test des appareils électriques
— Remplir et vider les consignes
— Former les bénévoles et présenter la Manivelle à ces derniers
NUMÉRIQUE
— Maintien du catalogue Myturn et des jours de location
— Statistiques
— Définition des consommables utiles pour les objets
— Acceptation des objets via e-mail
— Mise à jour de la procédure
— Sauvegarde du Drive et de MyTurn
OBJETS
— Définitions des critères d’acceptation
— Réparation des objets
— Inventaire
— Tri annuel
— Recherche d’objets stratégiques
LOCAL
— Aménagement intérieur
— Partage du local avec d’autres associations
— Gestion des consommables
— Ordre dans le stock
— Ménage, tri recyclage et déchèterie
— Recherche de nouveaux locaux
— Contact avec la gérance
— Assurer le retrait, retour et mise en maintenance des objets
— Gestion des réservations
— Enregistrement des objets
— Appeler les personnes en retard
— Photo objets
— Réception des appels téléphoniques
— Test des appareils électriques
— Remplir et vider les consignes
— Former les bénévoles et présenter la Manivelle à ces derniers
NUMÉRIQUE
— Maintien du catalogue Myturn et des jours de location
— Statistiques
— Définition des consommables utiles pour les objets
— Acceptation des objets via e-mail
— Mise à jour de la procédure
— Sauvegarde du Drive et de MyTurn
OBJETS
— Définitions des critères d’acceptation
— Réparation des objets
— Inventaire
— Tri annuel
— Recherche d’objets stratégiques
LOCAL
— Aménagement intérieur
— Partage du local avec d’autres associations
— Gestion des consommables
— Ordre dans le stock
— Ménage, tri recyclage et déchèterie
— Recherche de nouveaux locaux
— Contact avec la gérance
Projets accomplis en 2022
– Maintenance du catalogue sur MyTurn
– Amélioration de l’aménagement du local
– Et surtout plein de tâches des plus divers faites par le pôle
– Amélioration de l’aménagement du local
– Et surtout plein de tâches des plus divers faites par le pôle
Communication
Missions
NUMÉRIQUE
— Site Internet
— Réseaux sociaux
— Newsletter
— Redirection des mails
— Coordination des visuels
— Sauvegarde du site Internet
PHYSIQUE
— Distribution de flyers dans les commerces locaux
— Affichage sur les panneaux de la ville de Lausanne
— Contact avec les journalistes
— Site Internet
— Réseaux sociaux
— Newsletter
— Redirection des mails
— Coordination des visuels
— Sauvegarde du site Internet
PHYSIQUE
— Distribution de flyers dans les commerces locaux
— Affichage sur les panneaux de la ville de Lausanne
— Contact avec les journalistes
Projets accomplis en 2022
— Post régulier sur les réseaux
— Tenue du site web www.lausanne.manivelle.ch
— Participation à plusieurs événements
— Tenue du site web www.lausanne.manivelle.ch
— Participation à plusieurs événements
Coordination
Missions
ÉVÉNEMENTIEL
— Organisation Stamms mensuels
— Organisation du “week-end” extraordinaire”
RH
— Accueil nouveaux bénévoles et employés.es
— Suivi des présences
— Entretien d’engagement
— Formation
ORGANISATION
— Organisation de l’AG
— Organisation des réunions mensuelles
— Mise à jour du calendrier (réunions, jours férié, vacances, …)
— Gestion de la liste des tâches
— Organisation Stamms mensuels
— Organisation du “week-end” extraordinaire”
RH
— Accueil nouveaux bénévoles et employés.es
— Suivi des présences
— Entretien d’engagement
— Formation
ORGANISATION
— Organisation de l’AG
— Organisation des réunions mensuelles
— Mise à jour du calendrier (réunions, jours férié, vacances, …)
— Gestion de la liste des tâches
Projets accomplis en 2022
— Stamms mensuels
— Week-end extraordinaire en Valais
— Gestion des bénévoles
— Processus de recrutement pour l’engagement d’un taux réduit
— Week-end extraordinaire en Valais
— Gestion des bénévoles
— Processus de recrutement pour l’engagement d’un taux réduit
Stratégie
Missions
COORDINATION
– Simplifier/gérer la coordination globale
– Simplifier la communication, vue d’ensemble des activités
– Prise en compte des remarques des membres
STRATEGIE
– Valider certaine décisions stratégiques:
— Financièrement conséquente > 300.- (règlement cercle finance)
— Engagement éthique
— Ayant une conséquence sur plusieurs cercles
– Décision rapide en situation exceptionnelle (pandémie, cambriolage et vol, feu, inondation, dégâts aux biens, aux personnes et au bâtiment), organisé de la manière suivante:
— 1° Elaboration de proposition
— 2° Vote de tous-tes dans un délai très court (env. 2 jours)
— 3° Debriefing
– Simplifier/gérer la coordination globale
– Simplifier la communication, vue d’ensemble des activités
– Prise en compte des remarques des membres
STRATEGIE
– Valider certaine décisions stratégiques:
— Financièrement conséquente > 300.- (règlement cercle finance)
— Engagement éthique
— Ayant une conséquence sur plusieurs cercles
– Décision rapide en situation exceptionnelle (pandémie, cambriolage et vol, feu, inondation, dégâts aux biens, aux personnes et au bâtiment), organisé de la manière suivante:
— 1° Elaboration de proposition
— 2° Vote de tous-tes dans un délai très court (env. 2 jours)
— 3° Debriefing
Partenariat
Missions
RÉSEAU
— Contacts avec les différents partenaires
— Coordination avec l’EVAM
— Démarchage auprès des fournisseurs de matériel
ÉVÉNEMENTIEL
— Repair-café avec la FRC
— Présence sur les stands
— Mise en place d’atelier
ABONNEMENT PRO
— Gestion des abonnement entreprises
— Contacts avec les différents partenaires
— Coordination avec l’EVAM
— Démarchage auprès des fournisseurs de matériel
ÉVÉNEMENTIEL
— Repair-café avec la FRC
— Présence sur les stands
— Mise en place d’atelier
ABONNEMENT PRO
— Gestion des abonnement entreprises
Projets accomplis en 2022
— Finalisation de la convention du kit alimentaire
— Réactivation du partenariat avec l’EVAM
— Collaboration avec l’Espace 44 (consigne)
— Lien avec la FRC pour organiser un repair-café
— Participation du marché de Noël à la maison de quartier du Désert
— Acquisition de 4 nouvelles machines Makita
— Début de collaboration avec Confluence
— Lien avec d’autres partenaires courants (Jobtrek, …)
— Réactivation du partenariat avec l’EVAM
— Collaboration avec l’Espace 44 (consigne)
— Lien avec la FRC pour organiser un repair-café
— Participation du marché de Noël à la maison de quartier du Désert
— Acquisition de 4 nouvelles machines Makita
— Début de collaboration avec Confluence
— Lien avec d’autres partenaires courants (Jobtrek, …)
Finance
Missions
ADMIN
— Gestion de la banque et assurances
— Suivi des contrats
— Etablissement de la déclaration d’impôt
COMPTABILITÉ
— Gestion de la caisse
— Gestion des abonnements et bons
— Écritures et cloture comptables
— Révision des comptes de fin d’année
— Gestion des factures, notes de frais
— Gestion des payement (Twint, IBAN) et des dons
— Création et gestion des outils comptables
RH
— Gestion salaire
— Suivi des assurances sociales
STRATEGIE
— Définition et contrôles des budgets
— Levée de fond
— Communication et présentation des chiffres clés
— Gestion de la banque et assurances
— Suivi des contrats
— Etablissement de la déclaration d’impôt
COMPTABILITÉ
— Gestion de la caisse
— Gestion des abonnements et bons
— Écritures et cloture comptables
— Révision des comptes de fin d’année
— Gestion des factures, notes de frais
— Gestion des payement (Twint, IBAN) et des dons
— Création et gestion des outils comptables
RH
— Gestion salaire
— Suivi des assurances sociales
STRATEGIE
— Définition et contrôles des budgets
— Levée de fond
— Communication et présentation des chiffres clés
Projets accomplis en 2022
— Levée de fond ((Mobilière, Fondation Philanthropique Famille Sandoz)
— Coordination des chiffres comptables avec chiffres logistique
— Coordination des chiffres comptables avec chiffres logistique